制作和放映PPT的艺术

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今日团课,又遇到不会做PPT和放PTT的人

怎么说呢......大学生的媒体素养,总感觉还得提高

避免过小字号

一个很有趣的点是,他们在制作PPT的时候并不会预料到这一点,而是正常编辑正常保存,直到公开展出那一天才发现观众无法看清

确实,实际放映的屏幕比你的电脑确实大很多,但是观众离屏幕的距离,也比你离电脑屏幕的距离远多了,实际观看中的『视角』会小很多,也就导致了观感很差

当然目前收PPT的部门(人员,比如导师要你交个答辩用PPT)也多多少少注意到了这个问题,很多都要求字号不能小于某个数值——实际操作中一般是最低26到28号等线字体

避免单页过多文字内容

这个问题和『字号过小』一样是很普遍存在的

演讲演示中,观众主要注意的是演讲者的语音内容,配合幻灯片图片演示。而如果单页文字内容过多,一方面让观众有左右为难之感——看文字还是听声音呢?;另一方面,阅读文字内容的速度终究是比较慢的,与其大段文字说明,不如提炼一些关键词,作加粗加大处理,以作为重点

避免把稿子放入页面

还是接着上面的情况,目前一个比较常见的问题是,部分做PPT的人喜欢把大段文字放入页面的原因是:『可以照着屏幕念,防止忘词』

实际上这种做法虽然可以保证不忘词,但是在观众看来(尤其是在目的为『考察演示者是否掌握某个内容』的演示会上)你的演示是不太合格的——给个稿子念,谁不会呢?

而且这也涉及到一个冗余内容的观点:观众看了一遍,知道内容是啥了,但是演示者还慢吞吞念一遍,可能还结结巴巴的(原因有很多,比如:不熟悉),观感实在不好

解决办法也是和上面一样,列出关键词就好,剩下内容尽量依靠关键词去回忆去演示,而不是照本宣科

避免不恰当应用动画

爱用过多动画,这个也是很常见的问题。满屏堆满动画,飞入飞出已经不能满足需求了,起手就是『粒子流』『窗帘』『千纸鹤』,要是让人看到,搞不好还以为是PowerPoint限免了呢

除了晃眼这个很直接的问题之外,过度的动画最主要的结果,就是拖长了放映时间——此处带有贬义,因为注水不少,干货不多。举个例子,原本一个标题,比如说,《关于高等元素论论中草系反应的补充》,可以一整块弹出来,观众可以立马了解清楚你今天要讲些什么。但是目前的PPT呢,不,我就要一个一个字弹出来——等到看完标题,下面的观众已经睡着了

适当的动画是可以改进美观的,而且也可以缓解『一下子展示太多内容导致观众左右为难』的问题——所以其实刚刚那个例子除了反映动画过多,还有一个问题:动画(或者说,内容块出现的次序)放在不恰当的位置上。一般通常做法是,一段一段地展示,而不是一个字一个字地蹦出来

关掉自动播放

如果不是你对自己的演讲有自己的把握,务必关掉自动播放。不然你讲着讲着页面跳了,你还得手忙脚乱切回来.....你可以想象一下那个场面

避免直接引用在线资源

前两天,班上开会,PPT里面引用了不少在线资源。结果班上的电脑限制了外网连接(其实内网也连不上),讲演者只好掏出手机开热点。结果,因为教学楼人多,热点也非常卡,视频放一段缓冲一段,实际观感非常差

直接引用在线资源这个情况,比较多出现在视频类资源上,大多数是因为各类视频网站设置的防盗链和防下载措施导致的『我不会下载啊』。不过必须明白的一点是,诚然,网络很好,资源很方便引用,但是作为制作者必须要考虑的一件事是,『放映的地方有网吗?网络够快吗?』,如果这个问题不是确定的,那么请尽量使用本地资源。

既然互联网上可以找到视频,那么也就可以找到下载视频的方法,常用的工具比如yt-dlp,都支持很多视频网站的视频下载。下载的时候,不要一味追求高清晰度,因为你是放PPT,不是放院线电影,绝大多数情况下720P的视频已经足够展示清楚你需要展示的东西——当然这并非绝对,而且为了简便起见,我故意省略了一些东西(比如,码率要适当),还是得综合视频内容来确定视频的参数

多份备份

好的,下一个同学。

我们看到这位同学自信满满地,意气风发地,如沐春风地,满面笑容地,走上了讲台,拿出了一个U盘,插到电脑上。结果双击U盘图标的时候,鼠标指针开始转圈,然后就是经典白屏,电脑卡死了。等了很久,他拔出来再试试,电脑叮咚一声响,但是迟迟不见盘符弹出来。再重新拔插一次,这次电脑响都不响了.......

他脸色有点发白,倒不是因为他昨天晚上往U盘里面拷贝准备用来今晚欣赏的十几个GB的小电影没了,而是因为他的PPT也没了——而且还是唯一的一份,没了

很显然,这个同学是劣质存储设备的受害者——可能是『九块九包邮爆款512GB炫酷金超大容量高速手机电脑U优盘明星同款』,也有可能是『128T固态超大容量备份照片视频SSD手机电脑便携移动硬盘』

.....你敢买吗?

扩容盘横行互联网很多年了,个中技术笔者不太多谈,毕竟这不是本文的重点——反正有些店家还贴心地给了一张小卡片,告诉你正确的使用方法:不要分区,格式化只能选exFAT,不要剪切要复制.......而且还有很重要的一点,『不按此方法操作,丢失数据,本店不负责』

但是可以明确的一点是,不管是这种坑逼扩容盘,还是『好』的存储设备,都存在数据丢失/无法被读取/文件损坏的风险,如果你运气不好,轮到你播放到时候,还可能出现『放映设备USB口损坏』的现象。甚至更惨的是,如果U盘里面是你辛辛苦苦做了很久的PPT的唯一一份文件,很好,你可以延毕了。

类似这样重要的文件,务必做好(即使是简配版本的也好)『三二一』原则——至少有三份数据,两种设备,一个异地备份。

这么做,听上去成本很高,但实际上也只是动动手指的事情:你的电脑存一份,手机存一份,U盘存一份,往微信/QQ的文件助手传输一份(有条件的可以往网盘/邮箱也存一份),这就是你可以做到的『三二一』

写在最后

这里的内容绝非全部,但是也是笔者见得很多的情况

但是看了看笔者最近见到的几次演示.....还是写写吧

(完)

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最后修改于:2024年05月20日 15:37

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